Första funderingen vid outsourcing av logistikfunktioner är givetvis om det är lämpligt för din verksamhet eller inte. Om du konstaterat att din verksamhet passar för outsourcing blir nästa steg att hitta rätt leverantör. För att göra detta brukar man börja med att se till den geografiska placeringen av lagret och därefter söker man en leverantör som är specialiserad på just den typ av hantering som behövs för att hantera dina varor.

Outsourcing eller egen regi?

Låt oss börja med frågan om du ska outsourca eller inte och vilka tjänster som ska outsourcas. Generellt brukar man prata om att en TPL-lösning medför att du omvandlar dina fasta kostnader i form av lager och inventarier till rörliga kostnader, detta torde vara möjligt för i princip alla leverantörer att erbjuda. Viktigare är att se till potentialen som kan uppnås om du outsourcar till rätt leverantör. En punkt som du inte bör tumma på vid val av partner är att se till att de är specialister på logistik och att de kan din bransch och dina förutsättningar. Jobbar de redan med dina konkurrenter så är det ganska troligt att de redan löst några av de problem som du brottas med.

Jobbar du med en specialist är det troligt att du blir tvungen att städa upp och klarlägga hur du jobbar med logistikrelaterade saker så som ordermottagning, returer, inköp och reklamationer. Lyckas du standardisera hur du jobbar med dessa saker så är det mycket troligt att du kan få tydliga effektiviseringar genom en outsourcing. Kan eller vill du inte standardisera hur du jobbar med logistikrelaterade frågor så blir det troligen svårt att uppnå några stora effektiviseringar genom en outsourcing. Tvingar du leverantören att jobba på samma sätt som du jobbat tidigare ger det troligen ungefär samma resultat som du själv kan uppnå vilket sällan motiverar en outsourcing.

Vilka tjänster ska outsourcas?

Definitionen av tredjepartslogistik innefattar en mängd tjänster där allt från rena lagertjänster till finansiering av varor kan ingå. Viktigt när du väljer vilka tjänster som ska outsourcas är givetvis att säkerställa så den valda partnern kan utföra tjänsterna lika bra eller bättre än vad du själv kan. De absolut vanligaste tjänsterna för outsourcing är:

• Lager inklusive plock o pack
• Transporter
• IT-stöd för logistik
• Tullfrågor

Andra tjänster som kan inbegripas i outsourcingen är tex. kundtjänst, fakturering/reskontra och kanske till och med ekonomifunktioner så som bokföring och lönehantering. Återigen är det dina behov och leverantörens förmåga som måste styra.

I teorin är det vanligt med argument kring att det som inte är kärnverksamhet är lämpligt för outsourcing. Problemet med det resonemanget blir givetvis att utreda vad som är kärnverksamhet. För tex en grossist eller ett postorderföretag är logistiken en synnerligen viktig del av verksamheten och i många fall definitivt en del av kärnverksamheten. Innebär detta att det är olämpligt med outsourcing? Enligt vårt sätt att se på saker och ting så är det troligen bättre med en definition kring förmåga och lust. Ska man jobba med något så blir det ofta bäst om man har viljan och förmågan att bli riktigt bra på det. Kan någon annan göra det bättre så blir slutresultatet för helheten bäst om du låter den som är intresserad och kompetent på området ta hand om det.

Val av TPL-partner - Geografi

För många är valet av geografisk lagerort viktigt vid val av logistikpartner. Ofta överskattar man behovet av att ha lagret geografiskt nära den övriga verksamheten. Är det inte fråga om insatsvaror i produktion så är det ofta svårt att på objektiva grunder motivera lagerhållning i närheten av försäljning och administration om det inte finns andra faktorer som inverkar. Viktigare torde vara att minimera ledtider och transportvägar genom att ligga nära kunder och/eller leverantörer. Vid lokalisering av lager i Sverige ger kartan nedan en grov bild av lämpliga regioner. Bilden är baserad på in och utflöden i lagret.

Andra saker som kan vara viktiga vid val av lagerort är tex om du har en stor lokal marknad eller om du har ledtidskrav som understiger 24 timmar. I dessa fall kan du tvingas ha flera lagerpunkter eller lager i närheten av stora kunder eller leverantörer. 

Val av TPL-partner – Kompetens

När du konstaterat var det är lämpligt med en lagerpunkt blir nästa steg att finna rätt TPL-partner i regionen. Den absolut viktigaste punkten att söka efter är om partnern har erfarenhet av att hantera din typ av varor. Första utgallringen kan ske baserat på huruvida de jobbar med konsumentflöden eller B2B. När detta är utrett blir nästa steg att se till leverantörens vana av att jobba med den orderstruktur som du jobbar med. En grov uppdelning kan baseras på om huvuddelen av hanterade kundorders är i form av paket/brev eller pall/styckegods. Är plockmetodiken på lagret anpassad för dina varor? Ett enkelt sätt att skilja på detta är små eller stora varor, om man jobbar med mängdplock eller plockar ordervis. Har du gods som kräver specialhantering så som farligt gods eller material som ska hanteras i t.ex kyla, antistatmiljö eller liknande? Summan av resonemanget kan ofta sammanfattas med att hitta gärna en partner som jobbar med andra i din bransch.

Val av TPL-partner – Tillfört värde

Ett rimligt krav vid outsourcing är att det ska bli bättre än när man hanterar logistiken i egen regi. Partnern är ju specialiserad och ska följaktligen kunna realisera effektiviseringsmöjligheter som är svåra att uppnå när du hanterar logistiken i egen regi. Kan din tilltänkta TPL-leverantör inte visa på någon förbättring så är det troligen fel partner. För att både du och din leverantör ska vara nöjda krävs dessutom ordentliga fördelar, dessa kan bestå i att du kommer åt ett specialiserat IT-stöd, att du får möjlighet till en lagerlokalisering som varit svår i egen regi, att du får tillgång till flexibilitet när det gäller lagerytor och personal eller att du får tillgång till specialistkompetens för att utarbeta logistikstrategier.

Ett minimikrav är att du tillsammans med din logistikpartner kan räkna på vilka förbättringar som uppstår vid en outsourcing. Sedan är det givetvis upp till dig att värdera hur tungt kvalitet och ledtidsförbättringar ska väga i förhållande till de rent ekonomiska besparingarna.

Val av TPL-partner – Avtalet

Outsourcing av logistikfunktioner är ofta förknippade med en del investeringar för att tex koppla samman IT-system, flytta lager, bygga om i de nya lokalerna och givetvis för själva upphandlingen. För att kunna räkna hem dessa investeringar krävs ofta att man åstadkommer ett långsiktigt samarbete. Vanlig avtalsperiod är ett 3-årsavtal med automatisk förlängning ett år i taget. I många branscher förändras marknadsförutsättningarna ganska drastiskt på tre år och ett logistikavtal ska givetvis inte vara en begränsning för sälj- och marknadsarbetet. Slutsatsen blir att det är viktigt med ett väl genomarbetat avtal som innehåller en trygghet för bägge parter samtidigt som det är tillräckligt flexibelt för att kunna användas när förutsättningarna förändras. Innan priset diskuteras ska givetvis alla delar i hanteringen vara tydligt beskrivna. I avtalet kan det dessutom vara lämpligt att finna nivåer för acceptabla kvalitetsnivåer och ledtider. Orderbryttiden är en viktig del. Hur stort svinn som är acceptabelt är en annan. Viktigt är att du och leverantören sätter fokus på det som är viktigt för din lösning och mäter samma saker. Gärna i form av nyckeltal som diskuteras vid återkommande produktionsmöten. En viktig del, som man ofta missar, är att sätta upp mål för utveckling och förbättring. När man kommer överens om hur man mäter prestationen är det ofta bra att fokusera på några få nyckeltal som alla inblandade är väl förtrogna med. 3-5 stycken brukar vara lämpligt antal att följa.

Vanliga nyckeltal att använda vid lagerproduktion är tex. order utlevererade i tid, felplock (viktigt att komma överens om order eller orderrader används som bas vid mätningen), svinn/inventeringsdiffar, producerade orderrader/mantimme och lageromsättningshastigheten.

Slutsats

Att välja TPL-partner är ett strategiskt viktigt beslut som kan komma att påverka din verksamhet under lång tid, som alltid gäller det att veta vad du vill åstadkomma med outsourcingen. Följande checklista kan vara bra att ha med:

• Se till att jobba strukturerat med logistikrelaterade saker.
• Välj en lagerort som medger korta ledtider och transporter för dina kundorders.
• Välj en leverantör som har bra referenser, gärna ifrån din bransch.
• Säkerställ att du vet vilket värde leverantören tillför.
• Var överens med leverantören om hur ni mäter effektivitet och kvalitet.
• Följ upp och utvärdera löpande.-